Manajemen Administrasi Kelompok - Administrasi kelompok adalah segala pencatatan yang mencatat segala kegiatan kelompok, sedangkan pembukuan adalah pencatatan transaksi secara kronologis dan sistematis.
Manajemen Administrasi kelompok menjadi sangat penting dibuat guna mengetahui sejauh mana perkembangan anggota kelompok, partisipasinya dalam kelompok, permasalahan, dan keputusan-keputusan yang pernah diambil, dan sebagainya.
Manfaat Manajemen Administrasi Kelompok Perikanan
Administrasi diperlukan untuk menyediakan informasi tentang keadaan keuangan kelompok pada saat-saat tertentu, baik bagi anggota maupun bagi pihak lain.
Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok. Informasi ini dapat digunakan sebagai:
- Alat Kontrol
- Alat Dokumentasi
- Alat/bahan pengambilan keputusan kelompok
- Alat monitoring perkembangan kelompok
- Alat Evaluasi
- Alat memupuk kepercayaan anggota.
Administrasi Kelompok Perikanan
Pada dasarnya administrasi kelompok terbagi atas 2 (dua) bagian yakni administrasi organisasi dan administrasi keuangan.
1. Buku Administrasi Kelompok
Setidaknya dalam administrasi organisasi kelompok diperlukan buku-buku sebagai berikut:
- Buku Daftar Pengurus dan Anggota
- Buku Notulen Pertemuan
- Buku Tamu dan Bimbingan
- Buku Daftar Hadir Kegiatan
Administrasi organisasi ini umumnya dikerjakan oleh sekretaris.
2. Administrasi Keuangan
Administrasi Keuangan atau Pembukuan Keuangan adalah cataan transaksi keuangan yang dibuat secara kronologis (menurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu), atau dapat diartikan juga sebagai pencatatan yang berkaitan dengan kekayaan kelompok.
Setiap kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta di isi dengan tertib, teratur dan benar. Dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Manfaat Pembukuan Keuangan Kelompok
Informasi kondisi keuangan kelompok bermanfaat untuk:
- Alat monitor perkembangan keuangan;
- Alat pengendalian keuangan;
- Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran dari setiap kegiatan atau usaha; dan
- Alat manajemen dalam pengambilan keputusan
- Model pembukuan keuangan yang digunakan kelompok adalah model yang sederhana, mudah dipahami sehingga diharapkan akan sangat membantu pengurus/bendahara dalam mempertanggungjawabkan keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan memahaminya.
Buku Keuangan Kelompok
Beberapa buku keuangan yang diperlukan adalah:
- Buku Kas Kelompok
- Buku Simpan Pinjam Anggota
Administrasi keuangan ini umumnya dikerjakan oleh bendahara.
Selain buku-buku tersebut diatas (baik buku administrasi organisasi maupun buku administrasi keuangan), kebutuhan akan jenis buku akan berkembang sesuai dengan dinamika atau perkembangan yang terjadi dalam kelompok.
Prinsip Pembukuan Keuangan Kelompok Perikanan
Beberapa Prinsip Administrasi / Pembukuan Keuangan :
- Harus dilakukan secara Sistematis (menurut cara tertentu)
- Harus dilakukan secara Kronologis (menurut urutan waktu)
- Harus dilakukan secara Informatif (mudah difahami/dimengerti)
- Harus dilakukan secara Auditable (mudah diperiksa); dan
- Harus dilakukan secara Accountable
Model administrasi keuangan yang digunakan kelompok haruslah dibuat sesederhana mungkin agar mudah dipahami sehingga akan sangat membantu pengurus dalam mempertanggungjawabkan keuangan. Selain itu diharapkan banyak anggota yang bisa mangerjakan dan memahaminya.
Jenis Buku Keuangan Kelompok Perikanan
Beberapa jenis buku keuangan yang diperlukan oleh kelompok, diantaranya:
- Buku Kas Harian;
- Buku Tabungan Anggota;
- Buku Pinjaman/Kredit Anggota;
- Laporan Laba Rugi; dan
- Neraca.
Buku kas adalah laporan perubahan nilai uang kas yang dimiliki oleh kelompok dalam periode waktu tertentu. Laporan aliran kas memberikan informasi kepada kelompok tentang ketersediaan uang tunai yang dapat digunakan untuk operasional kegiatan kelompok.
Laporan rugi laba adalah laporan yang memberikan informasi tentang jalannya operasional kelompok dalam satu periode tertentu yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban kelompok sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih.
Laporan neraca adalah laporan yang menggambarkan posisi keuangan suatu kelompok pada suatu periode tertentu. Neraca memperlihatkan keseimbangan antara aktiva (kekayaan) kelompok dengan nilai pasiva (berisi utang dan modal yang disetor).
Hal yang harus dicatat adalah diupayakan pengurus kelompok bisa mengerjakan seluruh administrasi keuangan kelompok ini dengan baik dan benar.
